1 de outubro de 2009

Como utilizar o e-mail com elegância

O e-mail já faz parte da vida da maioria das pessoas, que utilizam a ferramenta como o principal meio de comunicação profissional e também pessoal. Mas você realmente sabe usá-lo de forma adequada? A etiqueta virtual recomenda algumas regras. Veja as dicas dos especialistas.


Um simples deslize em uma mensagem pode colocar por água abaixo uma importante negociação ou, até mesmo, provocar desentendimentos entre amigos. Cuidado com as mentiras que contadas mil vezes, viram uma "meia-verdade". Toda "mentira cultural" ou fabricada na hora, cai por terra e vira motivo de desconfiança, afastamento e conflitos de todos os tipos: pessoal, familiar, profissional, conjugal, jogando a reputação de muitos na lata do lixo.
Caros amigos e amigas, por mais que já faça parte da nossa rotina, a comunicação virtual deve seguir regras da chamada "etiqueta virtual". Uma das normas é evitar mensagens longas e grandes blocos de textos comprimidos, o que dificulte a leitura do destinatário. Você pode ser extremamente técnico em seu texto, com palavras de pouco uso, porque esse vocabulário já faz parte da sua cultura e rotina, mas se puder, facilite, pois a maioria dos destinatários não costuma consultar um dicionário para verificar um sinônimo para cada palavra que se encaixe melhor em seu entendimento. Evitar gírias é necessário e correto, pois nossa Língua Portuguesa tem mais de 180.000 verbetes que bem colocados em concordância, gramática, acentuação com sua grande diversidade ajuda a todos se comunicarem com excelentes resultados.

O ideal é dividir o texto em pequenos parágrafos, utilizando espaços entre eles e separando os assuntos. Apesar da correria do dia-a-dia e da aparente informalidade do e-mail, é essencial ficar atento à linguagem e à gramática, para evitar erros de português e garantir a credibilidade ao emissor. Paciência é essencial quando se escreve e se lê um e-mail, pois existem momentos que nós não devemos nem fazer uma coisa e nem outra. É aconselhável não se escrever ou não responder e-mails quando se está estressado e psicologicamente abalado por algum problema profissional, pessoal ou familiar. Se for realmente necessário, saia um pouco da sala, beba uma água, um chá e relaxe, se acreditar, ore a Deus e volte depois de uns 15, 20 ou 30 minutos. Lembre-se que nunca devemos tomar nenhuma decisão quando estivermos com raiva ou intimidados por alguma situação.
Cuidados na grafia também são importantes. Os profissionais devem evitar ainda, a todo custo, o uso de letras maiúsculas, o recurso soa como autoritarismo e falta de educação, como também, pode levar o destinatário a pensar numa possível miopia acentuada. Se for utilizar as utilize como observação, desde que o tamanho da fonte seja o mesmo do texto escrito. Letras garrafais só ficam bem na primeira página dos jornais. Palavras em e-mails de forma exagerada, desconfiguram o valor e o grau do entendimento.


Cuidado com as cópias


Os profissionais indicam que os campos de cópias abertas (Cc) devem ser utilizados com prudência e ética, somente sendo copiados aqueles realmente envolvidos no assunto. Caso contrário, é passada a imagem de que a pessoa quer se promover com superiores ou denegrir a imagem de colegas espalhando o assunto para quem não tem nada haver, criando todo tipo de especulação e fofocas destrutivas. 
A hierarquia da empresa precisa ser respeitada também na comunicação virtual: coloca-se o nome do chefe primeiro na cópia e, em seguida, dos demais, em ordem alfabética.
Quando for enviar para vários destinatários, coloque os endereços deles no: Cópia no oculto, (Cco) , pois outros destinatários que recebem podem utilizar os endereços para outros fins inadequados ao objetivo principal da mensagem que fora enviada.
No campo "assunto", a dica é ser sintético e usar a palavra "Urgente" somente quando for realmente necessário. Antes de encaminhar piadas, historinhas e correntes, o profissional deve pensar dez vezes, porque, além de incomodar quem as recebe, elas lotam as caixas de e-mail, por terem KB e MB a mais do que os e-mails de cunho estritamente profissional. Mensagens não solicitadas não têm o mesmo efeito das solicitadas e esperadas. Se possível, ligue para a pessoa que vai enviar uma mensagem não solicitada e o avise e assim evitará transtornos, principalmente no ambiente de trabalho.
Outro erro comum é os profissionais se esquecerem de criar uma nova mensagem quando o assunto não for mais compatível e conveniente com o tema inicial. E não custa reforçar que as mensagens virtuais podem ser utilizadas como documentos e provas. Lembremos que tudo o que se escreve, grava e imprime, vira DOCUMENTO.
É preciso ser cauteloso. E-mail é passível de fraudes e alterações antes, durante ou depois de seu envio e recebimento, sendo vulnerável enquanto prova ou documento. De qualquer modo, já existem certificações que garante sua autenticidade.
Portanto, antes de clicar em "ENVIAR" pense bem, confira tudo, leia, releia sem pressa, porque se cometeres algum erro não saberá a reação do outro quanto ler uma palavra, frase ou texto em que você quis dizer que "o amarelo é amarelo" e ele entender que o "o amarelo é alaranjado".   Nem sempre devemos escrever tudo o que pensamos num e-mail e nem sempre devemos responder tudo o que pensamos num e-mail.

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